Checkliste für eure Hochzeit – stressfreie Planung und der Weg zur Traumlocation

Es gibt viel zu tun – doch wie anfangen? Zuerst sollte ein Datum festgelegt werden. Am besten ist es, wenn ihr 1 bis 1,5 Jahre vor eurem gewünschten Datum - je nach Rahmen und Art der Hochzeit - anfangt, eure Hochzeit zu planen. Soll es nur ein kleines Fest werden, könnt ihr auch kurzfristiger planen. Bei spontanen Hochzeiten kann es allerdings sein, dass ihr nicht auf Anhieb die gewünschte Location, Dienstleister etc. findet, da viele schon weit im Voraus ausgebucht sind. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die wichtigsten Personen in Ihrem Umfeld an diesem Termin sicher Zeit haben.

Hochzeitsordner anlegen

Euer Termin steht? Damit ihr den Überblick bei allen Angeboten und Möglichkeiten nicht verliert, ist es sinnvoll, sich einen Hochzeitsordner anzulegen, in dem ihr alle wichtigen Informationen abheften könnt.

Hochzeitsplaner

Entscheidet euch, ob ihr die Hochzeit selbst planen möchtet oder mit Hilfe von einem Hochzeitsplaner, dieser hat bereits viel Erfahrung und kann bei vielen Entscheidungen helfen.

Die Kosten für einen Hochzeitsplaner können dabei variieren, viele orientieren sich am Gesamtbudget der Hochzeit und machen dann in etwa 10% - 15% aus. Einige rechnen aber auch nach Stundenbasis ab und verlangen zwischen 50€ - 150€ die Stunde.

Im zweiten Schritt sollte das Budget festgelegt werden. Überlegt euch, wie viel ihr für eure Hochzeit ausgeben möchtet oder könnt, demnach könnt ihr z.B. die Gästeanzahl und Größe der Location besser einplanen. Bei der Budgetplanung kann so einiges zusammenkommen – die wichtigsten und häufigsten Kostenfaktoren sind die Folgenden:

• Location

• Catering

• Floristik

• Konditor:in

• Fotografie

• Trauringe

• Trauredner:in

• Hochzeitsauto

Im Schnitt geben Paare in Deutschland ca. 13.800 € für ihre Hochzeit aus

Die Kosten können selbstverständlich nicht verallgemeinert werden, da diese stark von der Anzahl der Gäste, dem Ort und Ihren persönlichen Wünschen abhängen. Laut einer Hochzeitsstudie von WeddyPlace aus dem Jahr 2021 geben Paare in Deutschland im Durchschnitt ca. 13.800 Euro für Ihren großen Tag aus, jedes siebte Paar hingegen bleibt unter 5.000 Euro und nur jedes 250. Paar gibt mehr als 40.000 Euro für die Hochzeit aus.

Anzahl der Gäste 

Nachdem ihr das Budget kalkuliert habt, könnt ihr eine vorläufige Gästeliste erstellen, damit ihr schonmal einen groben Überblick über die Anzahl bekommt und somit wisst, wie groß die Location in etwa sein sollte.

Nicht vergessen: Save-the-Date

Sobald ihr die Gästeliste nochmal überarbeitet habt und die wichtigsten Personen draufstehen, könnt ihr die Save-the-Date Karten verschicken, damit diese sich den Wunschtermin freihalten und auf jeden Fall dabei sein werden. Diese sollten spätestens sechs Monate vor eurem Hochzeitstermin verschickt werden.

Was auf eurer Checkliste für die Hochzeit nicht zu kurz kommen sollte: der kreative Part. Möchtet ihr eine Hochzeit mit Motto veranstalten, zu dem auch Dekoration, Location und der Dresscode passen?

Let’s get creative: Art der Hochzeit

Viele Paare entscheiden sich für eine traditionelle klassische Hochzeit mit Standesamt und Kirche, wenn ihr dies auch möchtet, dann solltet ihr eure Eheschließung frühzeitig beim Standesamt und auch beim Pfarreramt anmelden.

Wenn ihr jedoch zusätzlich eine Motto- bzw. Themenhochzeit, wie z.B. im Boho- oder Vintage-Stil plant, dann könnt ihr euch bereits jetzt zur Dekoration und anderen Trends inspirieren lassen z. B. auf Pinterest.

Ihr habt aber auch die Möglichkeit eine freie Trauung zu planen. Dann solltet ihr entscheiden, wer die Trauung durchführen soll.

Bei der ganzen Planung steht ihr aber nicht allein da, denn es ist durchaus üblich Trauzeugen und/oder Brautjungfern zu ernennen, die euch helfen und einige Erledigungen abnehmen. Ihr könnt euch bei Bedarf einen Pfarrer beim Pfarreramt aussuchen und mit diesem vorab die wichtigsten Punkte, wie die musikalische Begleitung und den allgemeinen Ablauf durchgehen.

Jetzt habt ihr schon sehr viele wichtige Entscheidungen getroffen, doch nun kommen die umfangreichen Themen:  Die Location und Dienstleister.

So findet ihr eure Traumlocation

Ihr solltet frühzeitig mit der Locationsuche beginnen, gerade bei beliebten Terminen wie einem „Schnappszahl-Datum“ oder in der Hochzeitssaison zwischen Mai und August solltet ihr mindestens 1 - 1,5 Jahre im Voraus planen, denn viele Locations sind frühzeitig ausgebucht.

Ansonsten solltet ihr entscheiden, wie groß ihr feiern möchtet und ob ihr lieber eine Outdoor-Hochzeit, wie z.B. eine Gartenhochzeit oder drinnen in einem Festsaal feiern möchtet, dementsprechend solltet ihr nach einer passenden Location suchen.

Wenn ihr auf eventlocations.com sucht, dann könnt ihr in den Filtermöglichkeiten genauestens angeben was ihr euch wünscht, ob eine kleine Hochzeit in einem Restaurant, eine große Feier im Schloss mit Festsaal oder lieber unter freiem Himmel mit Blick aufs Wasser. Auch romantische Scheunen im Grünen oder ein Hofgut gibt es zur Auswahl. Fragt einfach unverbindlich eure favorisierten Locations für euren Wunschtermin an.

Der Standort der Location

Ihr solltet euch außerdem noch damit auseinandersetzen, ob die Location gut zu erreichen ist und wie die Gäste vom Standesamt zur Kirche und Location kommen. Von Vorteil wäre es natürlich, wenn alles in unmittelbarer Nähe zueinander liegt. Ansonsten achtet darauf, dass genügend Parkmöglichkeiten vorhanden sind oder bucht noch einen zusätzlichen Fahrservice hinzu. Wenn ihr Gäste einladet, die von weiter weg anreisen, dann solltet ihr euch auch um eine Übernachtungsmöglichkeit kümmern, fragt bei Familienmitgliedern nach oder wählt Hotels in verschiedenen Preisklassen aus.  

Wenn ihr die perfekte Location anhand der Bilder gefunden habt, raten wir euch, diese auch nochmal vor Ort zu besichtigen, damit ihr sicher sein könnt, dass alle eure Wünsche erfüllt werden können. Wenn ihr zufrieden seid, könnt ihr einen Termin für ein Probeessen vereinbaren – geht auch weitere Punkte durch, wie z. B. Kindermenü, Tischkarten und Blumenschmuck.

Nachdem ihr die Location gebucht habt, können Dienstleister angefragt werden. Überlegt euch, ob ihr eine Live-Band oder einen DJ engagieren möchtet, auf eventartists.com findet ihr z.B. eine große Auswahl an verschiedensten Künstlern, ihr könnt euch Angebote und Hörproben ansehen.

Außerdem denkt darüber nach, ob ihr einen Fotografen haben möchtet oder zusätzlich einen Videografen, der die schönen Momente wie den Hochzeitstanz auf Video verewigen kann. Entscheidet euch für einen Floristen und einen Konditor und besprecht gemeinsam eure Wünsche zum Blumenstrauß und eurer Hochzeitstorte.

Wenn ihr nun alles gebucht habt oder wenigstens schon mal die Angebote eingeholt habt, könnt ihr den Tagesablauf einmal durchplanen – z. B. wann sollen die Gäste wo sein, wann soll gegessen werden oder wann die Tanzfläche eröffnet werden soll, sind wichtige Themen, die ihr schonmal im Voraus planen könnt. Am besten sprecht ihr euch mit den Brautjungfern ab, damit diese am Tag Bescheid wissen, wann was zu tun ist und ihr keinerlei Stress habt.

Einige Paare entscheiden sich dafür, die standesamtliche Trauung und die Zeremonie an einem Tag stattfinden zu lassen. Genauso gut könnt ihr natürlich auch eine standesamtliche Trauung im kleinen Kreis und eine größere Feier inklusive freier oder kirchlicher Trauung zu einem späteren Zeitpunkt planen. In der Regel dauert eine standesamtliche Trauung jedoch nur maximal 30 Minuten, sodass es kein Problem sein sollte, beides an einem Tag zu planen.

Folgende mögliche Programmpunkte solltet ihr außerdem bedenken:

• "Getting Ready": Ankleiden sowie Hair- und Make-Up der Braut (ca. 2 Stunden einplanen)

• Sektempfang

• Paarshooting (dieses könnte jedoch auch am Vortag stattfinden)

• Fotos mit Gästen

• Kaffee und Kuchen am Nachmittag

• Eröffnungstanz

• Reden (üblicherweise vor oder während des Abendessens)

• Hochzeitstorte anschneiden

Nun könnt ihr euch einkleiden, plant diesen Schritt ungefähr sechs bis acht Monate vor Ihrer Hochzeit ein, damit ihr noch etwas Zeit habt, falls etwas geändert werden muss. Vereinbart einen Termin in einem Brautmoden-Geschäft eurer Wahl, dort bekommt ihr eine passende Beratung für das perfekte Outfit, welches genau euren Wünschen entspricht.

Anschließend könnt ihr gemeinsam die passenden Trauringe aussuchen und bei Bedarf auch noch gravieren lassen. Solltet ihr Sonderwünsche haben, empfiehlt es sich, drei bis vier Monate vor der Hochzeit Trauringe auszusuchen.

Die vorläufige Gästeliste könnt ihr nun noch einmal überarbeiten und alle Adressen zusammensammeln. Dann könnt ihr den Auftrag für eure Hochzeitseinladungen, Tischkarten und Menüs an die Druckerei geben.

Eine Kleinigkeit könnt ihr noch vorbereiten, denn wenn ihr von der Hochzeitsreise wiederkommt und die ganzen Geschenke seht, dann wisst ihr mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mehr von wem welches Geschenk ist. Legt euch also am besten ein kleines Büchlein an, in dem ihr dies eintragen könnt, dann bekommt jeder eine persönliche Danksagung.

Und zu guter Letzt solltet ihr den Tag vorher einfach nur Entspannen. Alles ist mit eurer Checkliste geplant und ihr könnt euch darauf freuen, den Tag zu genießen!