9 häufige Fehler bei der Planung einer Abendveranstaltung

„Es kann doch nicht so schwer sein, einen geeigneten Termin zu finden!“ Oh doch, das kann es!

In Deutschland sind gesetzliche Feiertage Ländersache. Damit gibt es neben den bundesweit einheitlichen Feiertagen noch eine Reihe kirchlicher Feiertage und regionaler Festtage. Ein Empfang zu Mariä Himmelfahrt in Hamburg? Keine gute Idee, wenn du Gäste etwa aus dem katholischen Saarland oder Bayern erwartest! Im Zusammenhang mit Feiertagen solltest du auch Brückentage berücksichtigen, denn auch diese eignen sich wenig für Veranstaltungen.

Neben traditionellen Feiertagen spielen auch mediale Großereignisse eine Rolle. Deine Veranstaltung soll die Aufmerksamkeit nicht mit dem Finale der UEFA Championsleague oder dem ESC teilen müssen. Im September 2017 fand der Berlin-Marathon am gleichen Tag wie die Bundestagswahlen statt. Besonders vorausschauend war das nicht, zumal die Laufstrecke an diversen Wahllokalen vorbeiführte. Angereiste Läufer waren zum Teil gezwungen, per Briefwahl abzustimmen. 

Seh dir auch immer die Gästeliste an. Die Zielgruppe deiner Veranstaltung hast du sicher schon ausgemacht. Werden ausländische Gäste erwartet? Berücksichtige unbedingt auch Feiertage und wichtige Ereignisse der jeweiligen Länder. Russische Gäste werden etwa kaum auf ihrer Veranstaltung erscheinen, wenn gleichzeitig orthodoxe Ostern gefeiert werden, für US-Amerikaner sind etwas das Erntedankfest „Thanksgiving“ und das Endspiel der Football-Profiliga („Super Bowl“) wichtige Termine.

Habst du auch wirklich an alles gedacht? Die Angabe von Anlass, Termin, Ort, Anfahrt ist unerlässlich. Aber was müssen die Gäste noch wissen? Ist etwa eine bestimmte Garderobe erwünscht? Wird Bargeld für eine Spendensammlung benötigt? Wie reisen die Gäste an? Wo gibt es Parkmöglichkeiten? Erspare den Gästen unangenehme Situationen, indem du entsprechende Hinweise bereits in der Einladung platzierst.

Das geräumige griechische Lokal am Stadtrand ist zugegebenermaßen trotz seiner Größe gemütlich, der Grillteller äußerst schmackhaft und dabei ist das Ganze unschlagbar günstig. Für die interne Weihnachtsfeier deiner Abteilung wäre dieses Restaurant vermutlich eine gute Wahl. Für die Firmengala aber nicht unbedingt. Stelle immer sicher, dass die gewählte Örtlichkeit dem Rahmen der Veranstaltung angemessen ist.

Ja, Dekoration kostet Zeit und Geld und gilt Vielen als überflüssiger Schnickschnack. Aber selbst wenn du keinen großen Wert auf ansprechende Dekoration legen, solltest du dich dennoch darum bemühen, nicht negativ aufzufallen. Schließlich wäre eine Raumgestaltung in den Farben ihres größten Wettbewerbers mehr als peinlich. Glaube uns, das ist alles schon vorgekommen.

Für jede größere Abendveranstaltung, bei der die Gäste sitzen, egal ob Bankett oder Konferenz, sollte eine Sitzordnung vorgegeben werden. Fehlt diese, kann es schnell chaotisch werden. Doch bei der Planung einer solchen gibt es Einiges zu beachten. Besonders wichtig sind dabei Hierarchien: Der Ehrenplatz befindet sich dabei neben oder gegenüber dem Gastgeber. Je näher ein Gast am Gastgeber platziert wird, desto größer die ihm erwiesene Ehre.

Falls ähnliche Interessen einiger Gäste bekannt sind, sollten diese Gäste nebeneinander platziert werden. Ebenso sollten möglicherweise bekannte Animositäten berücksichtigt werden: Wenn du weißt, dass Herr Müller und Frau Schmidt miteinander im Clinch liegen, setze sie an verschiedene Tische, um offene Konflikte zu vermeiden.

Besondere Aufmerksamkeit sollte ausländischen Gästen gelten: Wenn etwa ein französischer Geschäftspartner, der des Deutschen nicht kundig ist und ohne Dolmetscher teilnimmt, erwartet wird, sollten dieser möglichst neben einem Gast platziert werden, der die französische Sprache beherrscht. Letzterer wird es sicherlich auch als nette Geste empfinden, über diesen Umstand vorab informiert zu werden.

Die wenigsten Redner werden von sich behaupten, dass ihre Vorträge uninteressant oder zu lang seien. Es ist aber nicht unwahrscheinlich, dass einige der Zuhörer dies anders wahrnehmen, vor allem, wenn die Vorträge zwischen den Gängen eines Essens gehalten werden. Begrenze daher die Redezeiten im Vorhinein. Eine Stunde sollten die Gäste nicht auf den nächsten Gang warten müssen. Auch bei einem Stehempfang sollte nicht zu lange gesprochen werden.

Deswegen: Begrenze die Redezeiten im Voraus.

Ja, der Cateringdienstleister, den der Kollege empfohlen hat, hat alles mit Liebe zum Detail zubereitet. Die Suppe hat auch geschmeckt, wäre allerdings noch deutlich besser gewesen, wenn sie nicht lauwarm aufgetragen worden wäre. Offensichtlich stellte das Servieren von 200 Gerichten gleichzeitig eine Herausforderung dar, der der Dienstleister nicht gewachsen war.

Wähle den Caterer deiner Veranstaltung immer mit Bedacht. Eine persönliche Empfehlung, etwa das Lieblingsrestaurant eines Kollegen, kann eine gute Idee sein. Wenn der Dienstleister jedoch über keinerlei Erfahrung mit größeren Veranstaltungen verfügt, sollte man Vorsicht walten lassen. Kläre immer vorher ab, was der Caterer leisten kann, und was nicht. Frage gegebenenfalls nach Referenzveranstaltungen in ähnlicher Größe.

Der Sprössling einer Kollegin verdient sich ein Zubrot als Alleinunterhalter und bietet sich als günstiger Programmpunkt auf deiner Abendveranstaltung an? Was nach einer unkomplizierten und budgetschonenden Auflockerung deines Programms klingt, kann auch nach hinten losgehen. Wie bei jedem anderen zu buchenden Künstler solltest du dich hier absichern. Wenn du dich nicht persönlich vorher von dessen Fähigkeiten überzeugen können, frage nach Referenzen und lasse dir Videos von Auftritten schicken. Das ist dir zu aufwändig? Agenturen und Portale, die auf professionelle Künstler spezialisiert sind, übernehmen diese Aufgabe auch für dich.

Von der Rede nur die Hälfte verstanden, weil die Tontechnik versagt hat?  Das ist nicht nur äußerst ärgerlich, sondern auch sehr leicht vermeidbar. Beauftrage einen professionellen Technikdienstleister mit Erfahrung in diesem Bereich. Vor einem Versagen der Technik ist niemand gefeit, aber ein professioneller, erfahrener Dienstleister kann im Ernstfall schnell Abhilfe schaffen.

Weckt das unliebsame Erinnerungen? Keine Sorge, du befindest dich in guter Gesellschaft, denn alle genannten Fehler sind schon unzählige Male vorgekommen. Damit sie dir nicht (mehr) unterlaufen, hier eine Checkliste für deine nächste Abendveranstaltung: