Tipps für die Messevorbereitung: So maximierst du deinen Messeerfolg

Bei der Messeplanung ist es besonders wichtig, als erstes zu klären, was das Ziel des Messeauftritts ist. Möchtest du neue Kunden gewinnen, bestehende Kundenbeziehungen vertiefen, dein Netzwerk erweitern oder deine Markenbekanntheit steigern? Definiere klare Ziele, damit du deine Messeaktivitäten entsprechend ausrichten kannst.

Die Lage des Messestands auf dem Messegelände hat einen großen Einfluss darauf, wie viele Besuchende angezogen werden. Versuche, einen Standplatz in der Nähe von stark frequentierten Bereichen wie Hauptgängen, Eingängen oder beliebten Attraktionen zu bekommen. Außerdem ist es hilfreich zu wissen, welche Standplätze deine Mitbewerber:innen gebucht haben. Personen, die sich für deine Mitbewerber:innen interessieren, sind wahrscheinlich auch an deinem Angebot interessiert.

Sobald der Stand gebucht ist, fängt der kreativere Part der Messevorbereitung an. Ein gut gestalteter Messestand zieht potenzielle Kunden an und präsentiert dein Unternehmen professionell. Verwende ansprechende Grafiken und klare Beschriftungen in eurer Corporate Identity. Denke auch an praktische Elemente wie Sitzgelegenheiten und Informationsmaterialien.

Ausstattung kaufen oder leihen? 

Während der Messeplanung wirst du dir die Frage stellen, ob du das Mobiliar und die Wände lieber leihen oder kaufen solltest. Wenn du das erste Mal einen Messestand planst, ist es aus mehreren Gründen ratsam, so viel wie möglich zu leihen. Zum einen, weil vor der ersten Messe häufig noch unklar ist, ob es einen zweiten Messeauftritt geben wird. Zum anderen, weil du noch nicht weißt, ob der nächste Messestand genauso aussehen soll oder ob du nach deiner ersten Messeerfahrung etwas anders machen möchtest. Weitere Vorteile vom Leihen sind, dass das Mobiliar sowie Standwände von Partnern geliefert sowie auf- und abgebaut werden können und du dich nicht selbst darum kümmern musst. In jedem Fall ist es ratsam, sich bei der Standplanung von den örtlichen Messebauern beraten zu lassen.

Aktionen auf dem Messestand

Um Besuchende anzuziehen, kann eine Aktion wie z.B. eine Fotobox oder die Einbindung von Künstlern hilfreich sein. Interaktive Messewände (z.B. mit Touchscreen) ziehen besonders viele Besucher:innen an.

Häufig gibt es auch einzelne Standpartys nach dem offiziellen Messtag, zu der Kund:innen eingeladen werden können. Eine Standparty ist eine gute Möglichkeit, um positiv in Erinnerung behalten zu werden und um im Gespräch zu bleiben. Du solltest aber beachten, dass eine Standparty mit Zusatzkosten verbunden ist (Aufpreis für die verlängerte Zeit auf dem Messestand, Personal, evtl. DJ, Getränkekosten etc.) und es sein kann, dass es schon viele weitere Standpartys oder Abendveranstaltungen von der Messe selbst gibt. Eine Standparty kann für Ausstellende mit größerem Budget (auch für die Vermarktung der Standparty) durchaus sinnvoll sein. Für kleinere Aussteller ist das Risiko hoch, dass der Stand leer bleibt.

Weitere Tipps für die Planung eines Messestands findest du hier.

Mache im Vorfeld der Messe gezielt Werbung für deine Teilnahme. Nutze Social Media, deine Unternehmenswebsite und E-Mail-Newsletter, um Besucher: innen auf deinen Stand aufmerksam zu machen und sie über spezielle Angebote oder Aktionen zu informieren. Außerdem ist es sinnvoll, einen Hinweis zu deinem Messestand in deiner E-Mail-Signatur mit einem ansprechenden Bild zu hinterlegen. Auch während der Messe solltest du Social-Media-Plattformen nutzen, um Live-Updates zu teilen und Besucher: innen anzulocken. 

Termine vereinbaren

Damit du das Maximum aus der Messeteilnahme rausholst, solltest du vorab möglichst schon Termine vereinbaren. Es ist ratsam, mindestens zu zweit am Messestand zu stehen, damit eine Person für die „Laufkundschaft“ zuständig sein kann und die andere für vorab geplante Termine.

Vor der Messe solltest du zudem das Ausstellerverzeichnis genau angucken: Haben evtl. noch andere Unternehmen einen Stand, mit denen du gerne in Kontakt treten würdest? Dann vereinbare vor der Messe einen Termin.

Die Arbeit endet nicht, wenn die Messe vorbei ist. Plane im Voraus, wie du die gesammelten Leads und Kontakte am besten bearbeitest. Stelle sicher, dass du innerhalb kurzer Zeit nach der Messe Follow-up-E-Mails sendest, um das Interesse der potenziellen Kunden aufrechtzuerhalten und mögliche Geschäftsverbindungen zu verfolgen. Wichtig dabei ist, dass du nur persönliche E-Mails schreibst und keinen großen Verteiler an alle Kontakte hast, da die Wahrscheinlichkeit sonst hoch ist, dass deine nicht personalisierte E-Mail im Papierkorb landet. Am besten ist es, wenn du bereits angesprochene Themen wieder aufgreifst.

Eine erfolgreiche Messevorbereitung erfordert sorgfältige Planung, Engagement und Professionalität. Wenn du klare Ziele setzt und unsere Tipps für die Messevorbereitung befolgst, sollte deiner Planung jedoch nichts mehr im Weg stehen.