Was du bei der Planung eines virtuellen Networking-Events beachten solltest

Wer schon mal an einem Networking-Event teilgenommen hat weiß, dass man sich zu Beginn einer solchen Veranstaltung verloren fühlen kann und dass es Mut kosten kann, auf neue Menschen zuzugehen. Virtuell mag es einfacher sein, andere Teilnehmer anzusprechen. Gleichzeitig ist es als Gastgeber schwerer, eine lockere Atmosphäre zu schaffen, bei der sich alle Teilnehmenden wohlfühlen, unterhalten werden und sich auch integriert fühlen. Was sollten Gastgebende bei der Planung beachten, damit das digitale Networking zum Erfolg wird?

Bei virtuellen Events gibt es viele Vorteile: Der logistische Aufwand ist geringer, theoretisch können Teilnehmende aus aller Welt eingeladen werden und alle können von Zuhause aus teilnehmen und somit auch in Zeiten von Social-Distancing dabei sein. Zugleich ist es online schwerer, die Spannung aufrecht zu erhalten, da viele ohnehin schon den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzen.

Wie lang sollte ein virtuelles Networking-Event maximal sein und wie viele Teilnehmer sollten dabei sein?

Um die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Veranstaltungen zu halten, sollte das Event möglichst nicht länger als 90 Minuten andauern. Damit währenddessen jeder Gast die Möglichkeit hat sich einzubringen und die anderen Teilnehmer kennen zu lernen, sollten zudem nicht zu viele Personen eingeladen werden – ein Online-Event mit z.B. bis zu 10 Personen kann sehr bereichernd sein. Wenn es doch mehr Personen sein sollen, empfehlen sich „Break-Out-Rooms“, in denen sich Teilnehmende bei Bedarf in kleineren Gruppen zusammenfinden können.

Die Gästeliste

Damit sich keine Person ausgeschlossen fühlt, sollte man darauf achten, dass sich der Großteil der Gruppe noch unbekannt ist – schließlich möchten die Teilnehmenden auch neue Menschen kennenlernen.

Laut einer Studie von Viking in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut OnePoll hat die Hälfte aller Befragten angegeben, dass sie „beim Netzwerken Leute aus der gleichen Branche kennenlernen wollen“. 42% sei es laut der Studie außerdem wichtig, dass sie Personen kennenlernen, die sich in einer ähnlichen Situation wie sie selbst befinden. Im Idealfall sollten die Teilnehmer sich also noch nicht sehr gut kennen, ähnliche Interessen haben und in der gleichen Branche arbeiten.

Technik so unkompliziert wie möglich halten

Am besten ist es, wenn die technischen Aspekte für alle Beteiligten so einfach wie möglich gehalten werden und Teilnehmer nur auf einen Link klicken müssen ohne spezielle Programme herunterzuladen. Zudem empfiehlt es sich, vorab eine E-Mail mit genauen Anweisungen an alle zu senden: Was benötigen die Beteiligten? Sollten sie unbedingt ihre Kamera einschalten? Sollen alle vorab bereits Getränke bereitstellen, damit die Gruppe zusammen anstoßen kann? Stellst du evtl. sogar Getränke, welche den Teilnehmenden vorab zugesendet werden?

Stelle dir zuerst folgende Frage: Findet das virtuelle Event ausschließlich für geladene Gäste statt oder ist eine öffentliche Veranstaltung geplant?

Sollte es sich um ein Event mit Gästeliste handeln, wäre es sinnvoll, persönliche E-Mail-Einladungen zu versenden. Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung, solltest du herausfinden, über welche Kanäle du deine Zielgruppe am besten erreichst. Ist diese hauptsächlich auf LinkedIn vertreten, wäre es sinnvoll, ein LinkedIn-Event zu erstellen. Ein weiterer Vorteil einer öffentlichen LinkedIn-Veranstaltung ist, dass die Teilnehmer öffentlich sichtbar sind und dadurch weitere Personen angeregt werden können, ebenfalls teilzunehmen. Um deine Reichweite zu steigern, kannst du z.B. auch Werbeanzeigen auf den Plattformen schalten, auf denen sich deine Zielgruppe aufhält.

Zudem solltest du das genaue Ziel der Veranstaltung und alle wichtigen Eckdaten (Datum, technische Voraussetzungen, Start- und Endzeit sowie Link zur Veranstaltung) nennen.  

Wer kennt es nicht – Du bist auf einem Networking-Event, viele sind mit Kollegen da und du musst dich erstmal einfinden und stehst womöglich noch allein am Rand des Geschehens.

Als Gastgeber bist du für das Gespräch verantwortlich. Begrüße die Teilnehmer, stelle dich kurz vor und schlage vor, dass sich jeder Teilnehmer in einem Satz kurz vorstellt. Und dann? Am besten du schreibst dir schon vorher spezifische Fragen ­(die über Smalltalk hinausgehen) auf, damit du das Gespräch in Gang bringst. Alle aus der Runde könnten eine der Fragen der Reihe nach beantworten. Damit sich niemand vor der Beantwortung der ersten Frage drückt, solltest du direkt jemanden ernennen. Zusätzlich kannst du durch Umfrage-Tools Fragen stellen und anschließend über das Ergebnis der Umfrage diskutieren.

Des Weiteren könnt ihr auch mit euren vorab bereitgestellten Getränken anstoßen – während eines virtuellen Events zu essen, empfiehlt sich meistens eher weniger, da sich viele Menschen unwohl fühlen vor der Kamera zu essen – dabei ist das Einschalten der Kamera essenziell, um eine Verbindung zwischen den Teilnehmern zu schaffen.

Als Gast kann man sich selbstverständlich auch auf ein virtuelles Networking-Event vorbereiten. Überlege dir am besten schon vorab, wie du dich kurz in 1-3 Sätzen vorstellen kannst. Zudem solltest du darauf achten, dass du während des Events in einer ruhigen Umgebung sitzt und deine Kamera einschalten kannst. Damit du aus der Veranstaltung etwas ziehen kannst, solltest du dich nicht davor scheuen, aktiv am Gespräch teilzunehmen oder den Anfang eines Gesprächs zu machen. Gleichzeitig ist es wichtig, den anderen aufmerksam zuzuhören – zum einen, weil du deinem Gegenüber somit Wertschätzung entgegenbringen, zum anderen aber auch, damit du der anderen Person spannende Fragen stellen und somit auch besser kennenlernen kannst.

Wenn du im besten Fall bereits vor dem Event weißt, welche Gäste noch teilnehmen, solltest du dir schon vorab überlegen, mit wem du ins Gespräch kommen möchtest, damit das Event so zielführend wie möglich für dich wird.

Als Gastgeber solltest du unbedingt eine E-Mail im Anschluss an alle Teilnehmenden senden, in der du dich für den Austausch oder besondere Gesprächsthemen bedanken kannst. Als Gast des Events ist es ebenfalls empfehlenswert, denjenigen, mit denen du tiefere Gespräche geführt hast, noch eine Nachricht mit deinen Kontaktdaten zu schicken, um auch in Zukunft in Kontakt zu bleiben.