Weihnachtsfeier planen: Tipps für die Organisation + Checkliste

Eine gelungene Feier steht und fällt mit den Gästen. Daher stellt sich zu Beginn die Frage, wen du zur Weihnachtsfeier deiner Firma einladen möchtest. Mitarbeitende mit Begleitung? Vielleicht sogar die Familien deiner Belegschaft? Wünschst du dir auch wichtige Geschäftspartner oder Kunden als Gast? Je nach Größe der Firma und in Abhängigkeit von geplanten Aktivitäten oder dem Programm können verschiedene Optionen sinnvoll sein.

Wenn die Gästeliste steht, kannst du sogleich überlegen, welche Form der Einladung am besten geeignet ist. Ob du eine klassische Karte oder eine E-Mail versendest, einen Aushang im Büro machst oder per Messenger-Nachricht einlädst, hängt natürlich von der üblichen Kommunikation in deiner Firma ab.

Die Weihnachtszeit ist Hochzeit für Firmenfeiern, weshalb du frühzeitig mit der Planung beginnen solltest. Ab dem Spätsommer füllen sich die Buchungskalender von Locations und besonders Firmen mit vielen Mitarbeitenden sollten sich spätestens ab September um eine passende Location kümmern. Ganz gleich, ob du in einer großen Stadt oder eher ländlich feiern möchtest: Weihnachtsfeier-Locations gibt es in vielerlei Ausführung und mit ganz unterschiedlichem Ambiente. Je nach Gästeanzahl, gewünschten Aktivitäten, Erreichbarkeit und eventuell erforderlichen Übernachtungsmöglichkeiten findet sich hier die richtige Location für deine Weihnachtsfeier.

Wenn du den Ort der Weihnachtsfeier planst, sollte zugleich auch der Termin festgelegt werden. So kannst du die Gäste rechtzeitig informieren und möglichst viele der eingeladenen Mitarbeitenden können sich das Datum freihalten.

Eng mit der Location verbunden ist auch der Charakter und das Ambiente der Weihnachtsfeier deiner Firma. Hier bleibt die Wahl dir überlassen: Wünschst du dir eine klassische Feier in einem gemütlichen Ambiente, weihnachtlich beleuchtet und mit elegantem Dresscode? Oder passt eher eine moderne Location zu deiner Firma, ohne aufwändige Dekoration und mit einer minimalistisch gedeckten Tafel?

Viele Locations lassen sich für Events individuell gestalten und dekorieren. Lädst du auch externe Gäste ein, kannst du auf der Weihnachtsfeier deiner Firma zum Beispiel die Farben des Firmenlogos für die Dekoration nutzen. Eine andere Möglichkeit ist die Wahl eines Mottos, das die Kleidung, Aktivitäten und Dekoration der Location bestimmt und deinem Event einen bestimmten Charakter verleiht.

Um ein unvergessliches Erlebnis für alle Gäste zu schaffen, solltest du ein Programm mit Aktivitäten oder Künstlern für deine Weihnachtsfeier planen. Abhängig von Budget, Gästeanzahl und Interessenslage deiner Mitarbeitenden gibt es hier eine Vielzahl großartiger Möglichkeiten.

Rahmenprogramm

Für ein Rahmenprogramm mit Künstler bieten sich Magier oder Musiker an. Auch Comedians oder verschiedene Walking Acts sind eine gute Option zur Unterhaltung während des Essens oder als Show für den Abend.

Aktivitäten

Gemütliches Beisammensein oder das klassische Weihnachtsdinner sind dir zu langweilig? Dann werde selbst aktiv und plane zum Beispiel ein Teambuilding oder ein gemeinsames Erlebnis. Im Winter bieten sich etwa Eisstockschießen, das Bauen eines Lebkuchenhäuschens oder ein Karaoke-Abend an.

Tipp: Halte Programm und Aktivitäten auf Fotos fest. So entstehen schöne Erinnerungen, die du im Büro aufhängen oder an die Gäste versenden kannst.

Gerade zur kalten Jahreszeit ist ein warmes Essen der schönste Grund, um zusammenzukommen. Ganz gleich, welche Art der Weihnachtsfeier du für deine Firma planst – dem Essen solltest du besondere Aufmerksamkeit schenken. Möglichkeiten gibt es hierfür viele: Buffet, Drei-Gänge-Menü oder ein Live-Cooking passen je nach geplantem Programm, Locationart und Gästeanzahl unterschiedlich gut. Ob ihr euch von einzigartigen Gourmet-Kreationen verwöhnen lasst oder der Grill für eine herzhafte Bratwurst im Brötchen angeworfen wird, ist Geschmackssache und letztlich auch durch das Budget bestimmt.

Wenn du oder das Team der gewählten Location das Essen für die Weihnachtsfeier planen, sollten auch unterschiedliche Ernährungsweisen Berücksichtigung finden. Vegetarische, vegane, gluten- oder laktosefreie Speisen werden von vielen Caterern angeboten.

Neben den Speisen sind besonders auch die Getränke von Bedeutung. Glühwein, Sekt, nicht-alkoholische Getränke und Wasser sind die All-Time-Favoriten auf jeder Weihnachtsfeier. Ein ausgefalleneres Angebot bietet etwa eine mobile Cocktailbar oder eine Eisbar. Sprich im Vorhinein mit dem Dienstleister ab, welche Getränke angeboten werden und welcher Preis für eine Getränkepauschale gilt.

Habt ihr dieses Jahr einen besonderen Meilenstein erreicht? Ist dein Team noch enger zusammengewachsen? Oder blickt ihr aus anderen Gründen gern zurück in das vergangene Jahr? – Gründe für Geschenke gibt es viele. Besonders zur Weihnachtsfeier deiner Firma kommen kleine Geschenke gut an. Einige Unternehmen lassen von externen Dienstleistern Geschenk-Boxen zusammenstellen, andere verschenken eigene Produkte an ihre Belegschaft, auch Gutscheine sind eine beliebte Option. Eine weitere Möglichkeit ist das Wichteln, bei dem jeder Mitarbeitende für eine zugeloste Person ein Geschenk besorgt.

Die Budgetplanung ist ein wesentlicher Teil der Organisation. Je nach Art und Größe der Weihnachtsfeier, dem geplanten Programm, Catering und der gebuchten Location ist die Kostenzusammensetzung meist etwas unterschiedlich. Kostenfaktoren, die du jedoch in jedem Fall für die Weihnachtsfeier deiner Firma berücksichtigen solltest, sind:

• Speisen & Getränke

• Location

• Technische Ausstattung der Location

• Ggf. zusätzliches Personal für Catering, Technik, Musik oder Licht

• Rahmenprogramm: Künstler, Teambuilding

• Dekoration

• An- und Abreise

• Übernachtungsmöglichkeiten für Mitarbeitende mit längerer Anreise

• Geschenke oder Gutscheine

Hole dir nach der Weihnachtsfeier deiner Firma das Feedback von deinen Gästen ein. Erfolgreiche Events sind die beste Basis für weitere unvergessliche Veranstaltungen, wenn du weißt, was deinen Gästen gefallen hat und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Versende zum Beispiel ein Erinnerungsfoto und rege so zur Beantwortung einer Umfrage an oder sprich beim Neujahrsmeeting Wünsche für die nächste Feier an.

Mithilfe dieser Tipps kannst du entspannt deine Weihnachtsfeier planen und den Jahresabschluss für alle Gäste zu einem unvergesslichen Highlight machen. Die untenstehende Checkliste hilft, den Überblick nicht zu verlieren.