Weihnachtsfeier-Location gesucht? So findest du den passenden Ort

Die Tradition der gemeinsamen Zeit zum Ende des Jahres ist in vielen Unternehmen etabliert. Entsprechend groß ist die Nachfrage nach passenden Locations in der Weihnachtszeit. Besonders Termine an Freitagen oder Samstagen sind beliebt und daher häufig früh vergeben.

Je größer eure Gruppe und je konkreter eure Wünsche an die Location sind, desto wichtiger ist eine frühzeitige Suche. Prüfe dabei, ob der Veranstaltungsort genügend Platz für euren geplanten Ablauf bietet.

Auch wenn Weihnachtsfeiern traditionell im Dezember stattfinden, solltest du berücksichtigen, dass die Terminkalender in der Vorweihnachtszeit bei vielen bereits voll sind und deine Gäste möglicherweise ohnehin schon gestresst sind. Die Monate November oder Januar können auch interessante Alternativen sein, gerade wenn dein Wunschtermin im Dezember bereits vergeben ist. Prüfe bei saisonalen Winterlocations, ob das gewünschte Angebot auch außerhalb des Dezembers verfügbar ist. So kannst du bei der Locationsuche flexibel bleiben und auch die wunderschönen Orte in Betracht ziehen, die im Dezember bereits ausgebucht sind.

Im Angebotsmeer an Weihnachtslocations kann man schnell versinken. Welche Location-Arten gibt es überhaupt? Welche passt zu meinen Gästen? Welche passt zu meinen Kriterien von Datum, Lage oder Aktivität?

Ob klassischer Festsaal, gemütliche Hütte oder kleine Winterwelt: Weihnachtslocations können ganz unterschiedlich aussehen. Besonders spannend sind Orte, die bereits eine winterliche Atmosphäre mitbringen oder verschiedene Bereiche und Erlebnisse miteinander verbinden.

Klassisch muss nicht immer langweilig sein!

Die Klassiker Hotel, Restaurant, Festsaal oder weitere stilvolle Eventlocations bleiben die beliebte Wahl für eine Firmenweihnachtsfeier. Hier findest du einen passenden Rahmen für größere Gruppen und nebenbei lässt sich die Location wunderbar individuell gestalten.

• Geeignet für: Unternehmen, die Wert auf einen eleganten und unkomplizierten Rahmen legen.

Wer etwas anderes als Restaurant, Hotel oder die rustikale Hütte sucht, findet auch ungewöhnliche Veranstaltungsorte. Museen, historische Gebäude, Industriehallen, Schiffe oder außergewöhnliche Architektur bieten ihre Location häufig auch zum Ende des Jahres an und geben so einer Firmenweihnachtsfeier einen besonderen Rahmen.

Dabei muss die Location nicht selbst komplett weihnachtlich gestaltet sein. Gerade ein außergewöhnlicher Ort kann durch seine Architektur und Atmosphäre bereits für einen besonderen Abend sorgen.

1. Größe, Kapazität und Raumaufteilung

Passt die Location zur Anzahl der Gäste? Dabei nicht nur auf die maximale Kapazität achten, sondern auch darauf, wie die Location genutzt werden kann. Kapazität für die tatsächlich geplante Bestuhlung prüfen. Außerdem klären, ob der Bereich exklusiv genutzt wird.

Überlege, wie ihr den Raum nutzen möchtet: Wie sind Sitzordnung und Catering geplant und wird ein eigener Tanzbereich benötigt? Je nach Konzept kann ein großer, offener Raum sinnvoll sein oder eine Location mit mehreren separaten Bereichen. So stellst du sicher, dass genügend Platz für Empfang, Essen, Gespräche und weitere Programmpunkte vorhanden ist.

2. Atmosphäre

Hier geht es vor allem um die Wirkung deiner Location, nicht um die Deko oder das Programm. Bei der Buchung solltest du dir bereits im Voraus sicher sein, ob du eine festliche und elegante Feier haben möchtest, oder aufgrund der Gästekonstellation eine gemütliche und rustikale Weihnachtsfeier die richtige Atmosphäre bietet. Für eine moderne oder urbane Stimmung können Lofts oder Rooftop-Locations die richtige Stimmung vermitteln.

3. Lage und Erreichbarkeit

Gerade in der Großstadt sind viele Locations mit ÖPNV erreichbar und selbst abends nach der Veranstaltung gut angebunden. Doch auch bei ländlicher gelegenen Weihnachtslocations sollten ÖPNV-Anbindungen, Parkplätze und gegebenenfalls Übernachtungsmöglichkeiten gerade im Winter berücksichtigt werden. Barrierefreien Zugang und passende Sanitäranlagen berücksichtigen. Prüfe auch die letzten Rückfahrmöglichkeiten am Abend. Wo die Anbindung nicht ausreicht, können ein Shuttle oder Übernachtungsmöglichkeiten die Heimreise erleichtern.

4. Ausstattung

Benötigt ihr für den Ablauf bestimmte technische Ausstattung? Häufig sind zum Ende des Jahres noch kurze Ansprachen zum Jahresabschluss geplant. Dafür braucht ihr gegebenenfalls besondere Technik und Licht, vielleicht sogar eine Bühne. Auch passendes Mobiliar und eine stabile WLAN-Verbindung können bei der Auswahl der Location eine Rolle spielen. Bei Winterlocations Heizung, Garderobe und einen wettergeschützten Aufenthaltsbereich prüfen. Musikzeiten und Veranstaltungsende abstimmen.

5. Catering-Möglichkeiten

Auch beim Catering lohnt sich ein genauer Blick auf Möglichkeiten. Prüfe vorab, ob die Location hauseigenes Catering anbietet, einen festen Catering-Partner hat, ein externer Caterer gebucht werden kann oder ob die Organisation bei euch liegt und ihr völlig frei bei der Auswahl seid. Auch das Getränkeangebot solltet ihr berücksichtigen: Klärt, ob und welche Getränke vor Ort angeboten werden oder ob ihr diese selbst mitbringen müsst bzw. einen externen Anbieter beauftragen könnt.

6. Budget

Ganz gleich ob es eine private Weihnachtsfeier in der Familie oder eine unter Kollegen wird, für die Planung wird ein Budget gesetzt. Dabei sollte nicht nur die Raummiete berücksichtigt werden. Auch Kosten für Catering, Getränke, Technik, Personal und Reinigung müssen eingeplant werden. Mindestumsatz, enthaltene Leistungen, Verlängerungskosten und Stornobedingungen ebenfalls berücksichtigen. Lege für eure Firmenweihnachtsfeier einen Gesamtbetrag und möglichst auch einen Budgetrahmen pro Person fest. Vergleiche Angebote anhand der enthaltenen Leistungen, damit zusätzliche Kosten frühzeitig sichtbar werden.

7. Verfügbarkeit

Bei der Anfrage ist es sinnvoll sowohl das Wunschdatum als auch direkt einen Alternativtermin anzugeben. Häufig ist die Kommunikation mit den Locations in der Hochsaison stressiger, sodass es hilfreich ist, direkt bei der Anfrage möglichst viele Informationen mitzugeben.

Gib in deiner Anfrage die folgenden Informationen an:

• Gästezahl

• Wunschdatum

• Alternativtermin

• gewünschter Zeitraum

• gewünschte Location-Art

• Preisrahmen

• Catering-Wunsch

• besondere Anforderungen

• benötigte Ausstattung

Aber was ist die passende Location zur Gruppengröße? Das hängt von verschiedenen Komponenten ab. Hier ein kurzer, hilfreicher Größenvergleich.

• Kleine Weihnachtsfeier

  Kleinere Restaurants, private Räume, Lofts oder kleinere Eventlocations.

• Mittlere Gruppen

  Flexible Eventlocations, größere Restaurants, Hotels oder besondere Veranstaltungsräume

• Große Firmenweihnachtsfeier

  Große Säle, Veranstaltungshallen oder Locations mit mehreren Bereichen.

Entscheidend ist aber nicht nur die maximale Gästezahl einer Location, sondern die Kapazität für euren konkreten Aufbau. Prüfe, wie viele Personen beim gesetzten Essen Platz finden und welche Flächen zusätzlich für Buffet, Tanzbereich oder Programm benötigt werden. Bitte bei Unsicherheit um einen Bestuhlungsplan für eure Gästezahl. Der Grundriss und die Raumaufteilung können sich bei 100 Personen ganz unterschiedlich anfühlen. Trotz hoher qm-Anzahl kann ein Raum schnell gedrungen und nicht besonders einladend sein.

Die perfekte Weihnachtslocation muss nicht nur schön aussehen, sondern auch zur Gruppengröße, gewünschten Atmosphäre, Lage, Ausstattung und zum Budget passen.

Wer früh sucht, hat mehr Auswahl und kann auch die beliebtesten Winter-Locations in Betracht ziehen.

Noch nicht sicher, ob du alles abgehakt hast?

Damit du bei der Planung deiner Weihnachtsfeier nichts Wichtiges vergisst, kannst du dir unsere Checkliste für die Weihnachtsfeier kostenlos herunterladen. Von der Location und der postalischen Einladung bis hin zur Budgetplanung findest du darin die wichtigsten Punkte auf einen Blick.