Was heisst New Work für Eventlocations? So schafft memox interaktive und flexible Räumlichkeiten

New Work ist ein unglaublich breiter Begriff. Was wir unter New Work verstehen, ist die Veränderung von Arbeit und damit auch die Veränderung von Zusammenarbeit.

Unternehmen und Unternehmenskulturen verändern sich, passen sich an und entwickeln sich weiter. Unser Part darin ist es, ein Arbeitsumfeld zu liefern, in dem die neue Art der Zusammenarbeit stattfinden kann.

Corona hat uns gezeigt, dass Arbeit an sich remote stattfinden kann – Zusammenarbeit findet weiterhin physisch statt. Dabei haben Elemente wie Teambuilding in gewissen Formaten mittlerweile einen höheren oder fast gleich hohen Stellenwert, wie das eigentliche Meeting. Gerade in der Zeit, in der Arbeit sehr gut remote stattfinden kann und viel aus dem Home Office, Flex-Office oder Co-Working gearbeitet wird, ist es umso wichtiger, dass man sich trifft und die zwischenmenschlichen Beziehungen in einem Team stärkt.

Es gibt eine spannende Zahl, welche bereits 2018, als memox erst ein Jahr alt war, unser Interesse geweckt hat. Das Fraunhofer Institut hat erhoben, dass der durchschnittliche Mitarbeitende bereits 2018, rund 25 % seiner Zeit in Meetings verbringt. Es wurde prognostiziert, dass der Anteil, den der durchschnittliche Mitarbeitende in Meetings verbringt, bis 2030 auf 45 % ansteigen wird. Wir haben uns damals schon zum Ziel gesetzt, dass Meetings Spaß machen, aber auch erfolgreich und produktiv sind. Wir haben kollektiv langweiligen Meetings den Kampf angesagt!

Wir wollten schon immer weg vom starren Raumgedanken für verschiedene Formate der Zusammenarbeit. Wir sind der festen Überzeugung, dass alles in einem Raum stattfinden kann, wenn der Raum nur flexibel genug ist. Wir schauen uns immer sehr genau an, was die Zielsetzung einer Veranstaltung ist, aber auch wie die Agenda lautet, wie der zeitliche Ablauf an dem Tag ist und wie die Struktur der Teilnehmenden ausschaut. Dann geben wir eine Empfehlung ab, wie das Arbeitsumfeld ausgestattet sein muss, um die verschiedenen Arbeitsmodi und -prozesse an dem Tag bestmöglich zu unterstützen. Das ist der Grund, wieso wir einen sehr flexiblen Raum brauchen.

Um so einen flexiblen Raum zu kreieren, stellen wir auch eigene Produkte her. So haben wir z.B. ein modulares Whiteboard – unsere memox.wall – entwickelt, das sich beliebig erweitern lässt, sehr flexibel ist und sich anpassen kann. Genauso auch Tische, die rollbar, höhenverstellbar und beschreibbar sind, damit wir auf die Anforderungen der verschiedenen Formate bestmöglich eingehen können.

Somit ist das Konzept des memox-Raums viel mehr als nur ein Konzept der flexiblen Räume, sondern auch ein Konzept hinter den Möglichkeiten und dem Mobiliar in dem Raum. Mittlerweile bieten wir auch noch einen riesigen Blumenstrauß an Services an, die unseren Kund:innen in der Vorbereitung und Planung, Arbeit abnehmen und einen Tag bei memox abrunden.

Wir haben uns grundsätzlich auf Veranstaltungen mit 2 bis 200 Personen fokussiert. Wenn wir uns einzelne Eventformate anschauen, können wir die Vorteile unserer Locations am besten bei Workshops ausspielen. Ein Workshop ist geprägt von vielen unterschiedlichen Phasen und Prozessen am Tag. Bei diesen wechselnden Arbeitsmodi ist der flexible Raum stark von Vorteil. Daneben finden aber auch sehr viele klassische Meetings, Schulungen, Seminare und Trainings bei memox statt, die wir genau so gerne bei uns veranstalten.

Wir haben da vor allem die Erfahrung gemacht, dass während Corona zwanghaft versucht wurde, alle Formate komplett in eine virtuelle Umgebung zu schieben und das hat semi-gut funktioniert. Was wir aber auch gemerkt haben, ist, dass sehr viel Positives in der hybriden Durchführung liegt und diese auch in Zukunft auf jeden Fall bleiben wird.

Wir haben bei vielen Veranstaltungen, die heute bei uns stattfinden, eine hybride Komponente. Dafür haben wir zunächst eine eigene Videokonferenzlösung zusammengestellt. Dafür haben wir Lösungen unterschiedlicher Hersteller über Monate bei uns in realen Veranstaltungen getestet und das Beste kombiniert. Mit unserem Videokonferenzwagen, der rollbar und flexibel einsetzbar ist, haben wir eine kabellose und einfache Lösung geschaffen, welche in einem Meeting oder Workshop einfach genutzt werden kann. So kann auf einfachste Weise aus dem Vor-Ort-Meeting, schnell ein hybrides Meeting geschaffen werden.

Nebst dieser einfachen Lösung arbeiten wir mit Eventtechnik-Partner:innen zusammen, mit denen wir auch anspruchsvolle, hybride Formate mit mehreren Tausend Teilnehmenden realisieren können. Diese Technik-Partner:innen kennen unsere Räumlichkeiten und die Infrastruktur sehr gut und können basierend auf den Bedürfnissen der Kund:innen, deren Veranstaltungen mit uns zusammen umsetzen.

Wir haben sehr gute Erfahrungen mit kleinen hybriden Veranstaltungen gemacht. Im Bezug dazu sind Multi-Site-Events ein spannendes Eventformat.

Vor Corona war es noch normal, dass Leute eingeflogen wurden, um ein Meeting an einem Standort abzuhalten. In unseren Räumlichkeiten nutzen Teams die virtuelle Brücke, um darüber zusammengeschaltet zu werden. Dort arbeiten Teams in Frankfurt und in Zürich parallel, sind über das Videokonferenzsystem verbunden und tauschen sich immer wieder aus. Der Stream läuft nicht permanent, sondern gezielt zu den Phasen, in denen die Diskussionen in der Gesamtgruppe angedacht ist.

Wir haben immer zwei Zonen in jedem memox-Raum, egal ob dieser 30 oder 300 Quadratmeter groß ist. Wir haben immer eine dedizierte Bistro-Zone, direkt im Raum - das ist der erste Berührungspunkt, den ein Gast vor Ort mit dem Raum hat. In dieser Zone geht es vor allem um Socializing und Ankommen.

Der Großteil des Raums macht aber dann die Working-Zone bzw. die Arbeitszone aus, in der die eigentliche Veranstaltung stattfindet und welche komplett individuell für unsere Kund:innen und die Gäste vor Ort eingerichtet wird.

Ein weiteres Element, welches ich hier gerne erwähnen würde, ist Tageslicht. Jeder Raum bei memox ist lichtdurchflutet und bietet nebst Tageslicht, meistens auch einen großartigen Ausblick. In Frankfurt blicken unsere Kund:innen beispielsweise direkt auf die Alte Oper und den Stadtpark. Eine solch unverbaute Sicht ins Grüne mit rundum Blick auf die Skyline ist in Frankfurt nicht oft zu sehen.

Ein weiteres Element ist unsere memox.wall, eines unserer Signature Produkte, die in jedem Raum verfügbar ist. Ein Whiteboard ist bei uns nicht immer „White“. Unsere Whiteboards setzen Farbakzente in Gelb oder Grün, aber ermöglichen vor allem eine riesige Arbeitsfläche, um Ideen zu visualisieren oder ein Brainstorming zu platzieren.

Ein häufiges positives Feedback an uns ist, dass man wirklich fast überall bei memox raufschreiben kann. Ich habe zuletzt auf Tische geschrieben, als ich noch im Kindergarten war. Das macht was mit den Leuten. Und ob das jetzt unsere memox.wall ist, auf die draufgeschrieben werden kann, oder unsere Tische – es gibt so viel Visualisierungsflächen und Möglichkeiten im Raum, die auch genutzt werden. Das schafft Freiheitsgrade. Ein Flip-Chart hat dieses Flip-Chart-Papier und wenn es voll ist, musst du es abreißen. Bei memox haben wir diese Grenzen nicht. Das bleibt den Gästen positiv in Erinnerung.

Grundsätzlich bietet New Work den Mitarbeitenden sehr viel Freiraum und das geht auch mit einem gewissen Maß an Verantwortung einher. Das kann überfordern.

Wenn Kund:innen das erste Mal zu uns kommen, werden oftmals die ganzen Möglichkeiten, die wir im Raum haben, noch gar nicht voll genutzt und das Potential, welches der Raum bietet, wird gar nicht ausgeschöpft. In einem Arbeitsumfeld, in dem alles möglich ist, kann es schnell passieren, dass man sich ein bisschen überfordert fühlt. Es braucht dann erst so zwei oder drei Besuche, bis verstanden wurde: „Hey cool, ich kann auf diesen Tischen schreiben und ich darf das. Ich kann mir den Raum so einrichten, wie ich es gerade brauche.“ Es ist eben nicht dieses starre Raumkonzept, welches wir gewohnt sind und was schon in der Schulzeit sehr stark in unserem Denken verankert wurde.

Wenn Menschen zusammenarbeiten, finden zum Teil auch sehr spontan Veränderungen der Agenda statt. Und wenn sich die Agenda und die Arbeitsprozesse ändern, dann muss sich auch der Raum ändern. Deshalb müssen die Möglichkeiten, die der Raum dafür bietet, aufgezeigt werden.